COVID-19: Interne Untersuchungen in Krisenzeiten – besser jetzt oder später durchführen?

Der durch die COVID-19-Pandemie ausgelöste globale Ausnahmezustand stellt Organisationen vor enorme Herausforderungen, die einen Großteil der Kapazitäten binden. Interne Untersuchungen zur Aufklärung möglichen Fehlverhaltens in Unternehmen stellen eine zusätzliche Belastung dar. Unternehmen sehen sich daher hinsichtlich dieser internen Untersuchungen in Krisenzeiten vermehrt mit der Frage „aufschieben oder doch durchführen“ konfrontiert.

Interne Untersuchung während der COVID-19-Krise aufschieben oder doch gleich durchführen?

Ob die interne Untersuchung aufgeschoben oder doch lieber sofort durchgeführt werden soll, hängt von vielen Faktoren ab. 

Folgende Aspekte könnten Ihnen bei der Entscheidung eine Hilfe sein:

• Wie schwerwiegend sind die Anschuldigungen?

• Droht weiterer Schaden, falls die Untersuchung aufgeschoben wird? (bspw. Verlust von Vermögenswerten)

• Ist eine sorgfältige Untersuchung in der aktuellen Situation überhaupt möglich? (bspw. Ressourcenknappheit durch Kurzarbeit). 

• Brauchen Sie Unterstützung von extern?

• Sind Beweise, Daten und Schlüsselpersonen/Zeugen auch zu einem späteren Zeitpunkt verfügbar?

• Könnten Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden ihrerseits eine Untersuchung in die Wege leiten?

Aufschub der Durchführung einer internen Untersuchung: Grundregel – Dokumentation!

Sollten Sie zu der Entscheidung gelangen, die interne Untersuchung aufzuschieben, bis eine adäquate Aufarbeitung möglich ist, sollte zumindest abgewogen werden, welche kurzfristigen Maßnahmen Sie gegebenenfalls einleiten können (bspw. umgehende Sicherung von relevanten Daten, Beurlaubung von Mitarbeitern, Einstellung einer Lieferantenbeziehung).

Das entscheidende Kriterium beim Aufschub einer internen Untersuchung ist die Dokumentation. Stellen Sie umgehend sicher, dass diese Entscheidung mit zugrunde liegenden Argumenten sowie der weitere Umgang mit den Verdachtsmomenten für Regulatoren/Aufsichtsgremien nachvollziehbar dokumentiert wird.

(Aufgeschobene) interne Untersuchungen in Krisenzeiten

Fokus: Datensicherung

Ungeachtet dessen, ob eine interne Untersuchung in dieser Krisenzeit durchgeführt oder aufgeschoben wird, sollte es das Hauptaugenmerk sein, die relevanten Daten zu sichern, denn Mitarbeiter könnten bis zur tatsächlichen Durchführung der internen Untersuchung das Unternehmen verlassen oder aber auch relevante Daten vernichten.

Unter Umständen ist die Sicherung der digital verfügbaren Daten auch ortsungebunden möglich. Sobald dieser Datenabzug erfolgreich abgeschlossen ist, kann die Analyse nämlich auch remote erfolgen, was die Durchführung enorm vereinfacht.

Analoge Daten (bspw. Verträge) stellen eher eine Herausforderung in diesen Zeiten dar. Sollte eine Digitalisierung nicht möglich sein, sollte es zumindest die Anweisung geben, die relevanten analogen Daten sicherzustellen und gesondert zu verwahren.

Fokus: Interviews

Auch bei der Durchführung von Interviews gibt es in diesen Krisenzeiten einiges zu bedenken. Sollten diese online abgehalten werden, gilt es zu bedenken, dass Körpersprache nur bedingt durch den Interviewer wahrnehmbar ist. Außerdem besteht immer die Möglichkeit, dass der Interviewpartner das Gespräch einseitig auf Grund von „technischen Problemen“ beenden kann. Aber auch die nicht-sichtbare Abstimmung des Interviewpartners mit einer dritten Person wäre ein denkbarer Nachteil von virtuell geführten Interviews.

Ebenso sind datenschutzrechtliche Aspekte zu berücksichtigen (bspw. wo befinden sich die Teilnehmer zum Zeitpunkt des Gesprächs?). Außerdem muss sichergestellt werden, dass keine Dritten beim Interview zuhören oder das Gespräch einseitig / ohne Kenntnis der anderen Partei aufgenommen wird. Diese Punkte können zu Beginn des Interviews abgeklärt werden. Gerade bei Personen, die potenziell Teil des Fehlverhaltens waren, ist es unter Umständen ratsam, das Interview persönlich abzuhalten – entweder unter Einhaltung der herrschenden Schutzmaßnahmen oder mit einer Aufschiebung.

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