Tax Technology

Die korrekte Berechnung der Umsatzsteuer ist für Unternehmen essenziell, um gesetzeskonform zu arbeiten. Welche technische Lösung passt, hängt maßgeblich von der Komplexität Ihrer IT-Landschaft ab:

• Schlanke IT-Landschaften: Arbeiten Sie mit wenigen Vorsystemen und nur einer ERP-Instanz, ist die Optimierung der systemeigenen Umsatzsteuerlogik häufig ausreichend. Ein Review Ihrer Geschäftsprozesse und der Systemkonfiguration identifiziert konkreten Anpassungsbedarf, um die Steuerfindung zu automatisieren und gesetzeskonform auszurichten.

• VAT Add-Ons: Durch Add-Ons kann die Steuerfindung zentralisiert und effizient über mehrere Buchungskreise hinweg gesteuert werden. Solche Module ermöglichen eine genaue und automatisierte Berechnung der Umsatzsteuer, auch bei komplexeren Geschäftsmodellen.

• Komplexe IT-Landschaften und mehrere ERP-Systeme: In diesem Fall empfiehlt sich oft die Anbindung einer Tax Engine. Diese externe Lösung übernimmt die Steuerermittlung für sämtliche angebundene Systeme, sorgt für zentrale Wartung, konsistente Anpassungen bei Gesetzesänderungen und erhebliche Effizienzgewinne.  

Wir beraten Sie technologieoffen: Ob Anpassung im System, Add-on oder externe Tax Engine – nach Analyse Ihrer Prozesse und Systeme wählen wir die passende Lösung und begleiten den gesamten Umsetzungsprozess inklusive Testphase, damit Ihre Steuerfindung gesetzeskonform und zukunftsfähig bleibt.

Wir analysieren Ihre Ein- und Ausgangstransaktionen aus Lager, Logistik, Vertrieb und Finanzwesen gezielt hinsichtlich der österreichischen umsatzsteuerlichen Behandlung. Mithilfe moderner Clustering-Methoden bereiten wir große Mengen an Buchungsdaten verständlich auf und stellen die wichtigsten Transaktionsketten in übersichtlichen Tabellen oder Grafiken dar.

So sehen Sie auf einen Blick:

• welche Geschäftspartner sich gegenseitig Rechnungen stellen,

• wie einzelne Transaktionen umsatzsteuerlich klassifiziert werden, 

• welche Transportaktivitäten die Steuerkonstellation beeinflussen,

• sowie, wer als tatsächlicher Warenempfänger fungiert.

Diese Analyse hilft Unternehmen, steuerliche Risiken frühzeitig zu erkennen, Prozesse gesetzeskonform zu optimieren und Transparenz für interne oder externe Prüfungen zu schaffen.

Bei der Einführung oder Anpassung Ihres ERP-Systems begleiten wir Sie von Anfang an: Zunächst erfassen wir den aktuellen Systemstand durch gezielte Systemreviews, analysieren relevante Geschäftsprozesse und führen Transaktionsanalysen durch. Auf Basis dieser Erkenntnisse erstellen wir gemeinsam mit Ihrer IT-Abteilung und Ihren Steuerexpert:innen ein maßgeschneidertes Konzept.

Dieses funktionale Blueprint stellt sicher, dass Ihr ERP-System sowohl gesetzeskonform als auch effizient arbeitet. Wir unterstützen Sie dabei, Ihr System optimal zu konfigurieren, sodass es aktuelle und zukünftige steuerliche Anforderungen erfüllt und alle Abläufe reibungslos integriert werden.

Mit dem bevorstehenden Auslaufen des Supports für SAP ERP ECC stehen viele Unternehmen vor der Herausforderung, auf SAP S/4HANA zu migrieren. Dieser Umstieg ist nicht nur ein rein technisches Projekt, sondern erfordert eine sorgfältige Planung sämtlicher Geschäftsprozesse, einschließlich der korrekten Abbildung umsatzsteuerlicher Anforderungen.

1. Gute Planung: Umsatzsteuer von Anfang an mitberücksichtigen

Oft wird die Umsatzsteuer im Migrationsprozess als Nebenthema betrachtet. Doch Fehler und Lücken in der Steuerfindung können im laufenden Betrieb schwerwiegende Folgen haben, wie Beanstandungen bei Betriebsprüfungen oder aufwändige Nachbesserungen. Unsere Unterstützung umfasst alle Phasen – vom Design der umsatzsteuerlich relevanten Prozesse, der Auswahl passender Implementierungspartner und Lizenzen bis hin zur Systemkonfiguration und dem Post-Go-Live-Support. Dabei achten wir darauf, dass alle steuerlichen Geschäftsvorfälle korrekt und prüfungssicher im System abgebildet werden.

2. Geschäftsprozesse dokumentieren und optimieren 

Wir erfassen und visualisieren Ihre laufenden Prozesse, um Optimierungsbedarf sichtbar zu machen. Durch eine umfassende Analyse Ihres bisherigen SAP-Systems (Systemreview, Transaktionsanalyse) prüfen wir, welche Einstellungen und Konzepte übernommen werden können und wo Anpassungen für S/4HANA notwendig sind. So schaffen wir eine solide Basis für eine rechtssichere und effiziente Migration.

3. Stammdaten: Qualität ist entscheidend

Unzureichend geprüfte oder fehlerhafte Daten führen zu Fehlern im neuen System. Wir unterstützen Sie bei der Identifizierung, Aufbereitung und Migration aller umsatzsteuerlich kritischen Daten sowie bei der sorgfältigen Validierung nach dem Go-Live, damit Ihre Berichte und Bilanzen stimmen.

4. Dekommissionierung des Altsystems 

Das Thema Legacy-System wird häufig übersehen. Für Compliance und bei Betriebsprüfungen ist es unerlässlich, weiterhin Zugriff auf die relevanten Daten aus dem alten System zu haben. Wir begleiten Sie bei Planung, rechtssicherer Stilllegung und Dokumentation Ihrer Altsystemlandschaften. Zusätzlich übernehmen wir Kommunikation, Schulungen und eine finale IST-Analyse, sodass Ihre Stilllegung nachvollziehbar und prüfungssicher umgesetzt wird.

5. Tools und Solutions

Nach einer erfolgreichen Einführung von SAP S/4HANA eröffnet sich die Möglichkeit, zusätzliche Tools zu integrieren, die Ihre IT-Landschaft weiter aufwerten. Hierzu zählen beispielsweise Tax Compliance Management Systeme (TCMS), spezialisierte Steuerlösungen (Tax Engines, AddOns) oder Reporting-Tools. Der Markt bietet zahlreiche Anbieter, auch SAP selbst hält entsprechende Lösungen bereit. Wir unterstützen Sie dabei, den Projektverlauf laufend zu evaluieren, sinnvolle Tools und Lösungen zu identifizieren und bei Bedarf auszuwählen. In enger Abstimmung mit Ihnen und relevanten Stakeholdern prüfen wir passende Produkte und begleiten Sie bei der erfolgreichen Implementierung, um sicherzustellen, dass Ihr Investment maximalen Nutzen bringt.

6. Reporting 

Ein wesentlicher Bestandteil jedes ERP-Systems ist das Reporting. Ihr System muss automatisch die für die österreichischen Finanzbehörden notwendigen Daten korrekt erfassen und für die entsprechenden Meldungen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldung oder Zusammenfassende Meldung) bereitstellen. Wir sorgen dafür, dass Ihre Reports gesetzeskonform und effizient funktionieren, sodass Sie immer auf der sicheren Seite sind.

Mit dieser strukturierten Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass Ihre Migration auf SAP S/4HANA sowohl technisch als auch steuerlich reibungslos und gesetzeskonform verläuft und legen gleichzeitig den Grundstein für eine zukunftsfähige und effiziente ERP-Landschaft.

Neue regulatorische Anforderungen sowie Änderungen im Geschäftsbetrieb und die stetig steigende Komplexität von Systemlandschaften machen die korrekte und transparente Steuerfindung zu einer zentralen Herausforderung, besonders für Unternehmen mit internationalen Aktivitäten oder vielfältigen Geschäftsmodellen.

Mit unserem Tax Code Determination Service (TCDS) bieten wir eine flexible und zukunftssichere Lösung auf Basis von SAP Signavio an. Diese externe Steuerfindungslösung lässt sich nahtlos in verschiedene ERP-Systeme integrieren und ermöglicht eine zuverlässige, regelbasierte Zuordnung von Umsatzsteuerschlüsseln – unabhängig davon, wie komplex Ihre Prozesse sind.

Vorteile des Tax Code Determination Service:

• Flexible Anbindung: Dank standardisierter und individuell anpassbarer Entscheidungsmodelle kann TCDS leicht an Ihr bestehendes IT-Setup (SAP oder Non-SAP) angebunden werden.
• Transparente Steuerfindung: Die Entscheidungslogik bleibt nachvollziehbar und kann einfach auf neue steuerliche Anforderungen angepasst werden – auch ohne permanente IT-Unterstützung.
• Effizient & rechtssicher: TCDS unterstützt die automatisierte Einhaltung österreichischer und internationaler Steuervorschriften und bietet eine solide Grundlage für prüfungssichere Prozesse.
• Prozessintegration: SAP Signavio vereint Workflow-Management, Entscheidungsmodellierung, Analytik und Schnittstellenmanagement auf einer modernen Plattform, was die Administration der Steuerregeln stark vereinfacht.

Die EU-weiten Vorgaben zu E-Invoicing und digitalem Reporting bedeuten: Auch österreichische Unternehmen müssen sich auf verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich einstellen. Aktuell gilt die Pflicht bereits für Rechnungen an Behörden.

Unternehmen sollten ihr ERP-System frühzeitig an die neuen Standards anpassen. PwC unterstützt mit Tools wie dem Electronic Compliance Radar und E-Invoicing Readiness Assessments von der ersten Analyse bis hin zur operativen Umsetzung, damit Ihr Betrieb effizient und gesetzeskonform aufgestellt bleibt.