QI/FATCA /GMSG – März 2026

QI

Aktuelle Informationen zu Formularen / Meldefristen / Fristverlängerungen

Formular 1042 (Annual Withholding Tax Return for U.S.-Source Income of Foreign Persons)

• Frist: 15. März 2026
• Da der 15. März 2026 auf einen Sonntag fällt, verschiebt sich die Frist für die Einreichung auf Montag, 16. März 2026
• Eine Fristverlängerung um 6 Monate ist mittels Einreichung des Formulars 7004 (in Papierform) möglich. Es handelt sich um eine automatische Verlängerung, bei der keine Genehmigung durch den IRS erfolgt.
• Achtung: Das Formular ist heuer erstmals verpflichtend elektronisch zu übermitteln (über einen E-Filing Provider).
• Am 27. Februar 2026 hat der IRS in einem Newsletter darüber informiert, dass in bestimmten Fällen eine Befreiung (Waiver) von der elektronischen Einreichpflicht beantragt werden kann (Link). Der Waiver muss schriftlich (es gibt kein eigenes Formular) übermittelt werden. Außerdem sind umfangreiche Formalerfordernisse und Inhalte zu beachten, insbesondere:
  • Die Maßnahmen, die der QI unternommen hat, um die Anforderung zur rechtzeitigen elektronischen Einreichung zu erfüllen und warum diese Schritte erfolglos waren;
  • Die unzumutbare Härte, die durch die Einhaltung der elektronischen Meldepflicht entstehen würde, einschließlich etwaiger zusätzlicher Kosten. Die zusätzlichen Kosten müssen durch eine detaillierte Berechnung unterstützt werden, die einen Zeitplan enthält, der die Kosten für die Einreichung in Papierform und die Kosten für die elektronische Einreichung angibt;
  • Die Maßnahmen, die der QI ergreifen wird, um sicherzustellen, zukünftige Meldungen elektronisch einzureichen.

Formular 1042-S (Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding)

• Frist: 15. März 2026
• Da der 15. März 2026 auf einen Sonntag fällt, verschiebt sich die Frist für die Einreichung auf Montag, 16. März 2026
• Eine Fristverlängerung um 30 Tage ist mittels Einreichung des Formulars 8809 (über das FIRE Portal oder in Papierform) möglich. Es handelt sich um eine automatische Verlängerung, bei der keine Genehmigung durch den IRS erfolgt.
• Eine zweite 30-Tage-Verlängerung ist nur in Ausnahmefällen (ausreichende und akzeptierte Begründung) möglich und muss vom IRS genehmigt werden.
• Achtung: Die Formulare sind heuer letztmalig über das FIRE Portal zu übermitteln. Ab 2027 (Meldejahr 2026) sind diese über IRIS (siehe unten) zu übermitteln.

Hinweis: Es ist zu beachten, dass Fristverlängerungen für die oben genannten Meldungen KEINE Erstreckung der Fälligkeiten für die abzuführende US-Quellensteuer bewirken. Sofern sich daher eine Steuernachzahlung für das Jahr 2025 ergibt, sollte diese bis zum 15. März 2026 entrichtet werden, um Strafen und Zinsen zu vermeiden.

Umstellung FIRE auf IRIS

• Ab Beginn 2027 ist IRIS das einzige System für die elektronische Übermittlung der Meldeformulare 1042 S (für das Steuerjahr 2026) und ersetzt damit FIRE.
• IRIS steht auch für die elektronische Einreichung der Formulare 1042 S für das Steuerjahr 2025 bereits zur Verfügung. In dieser Übergangsphase laufen IRIS und FIRE parallel.
• Wir empfehlen, Korrekturen (Amendments) für das Steuerjahr 2025 möglichst noch bis spätestens Ende 2026 durchzuführen, da aktuell noch unklar ist, ob FIRE ab 2027 noch für Korrekturen von Vorjahren genutzt werden kann.
• Wir empfehlen außerdem, sich rechtzeitig mit den IRIS-Vorgaben vertraut zu machen und sich auf die Umstellung vorzubereiten. Sobald es ein Update zur Registrierung von Nicht-US Banken auf IRIS gibt, werden wir darüber in einem Newsletter informieren.

Umsetzung des ISO 20022-Nachrichtenformats für Fedwire Funds Service

• Das ISO 20022-Nachrichtenformat wurde am 14. Juli 2025 für den Fedwire Funds Service implementiert. Seitdem beobachten wir immer wieder Probleme mit der Zuordnung und Verbuchung von US-Quellensteuerzahlungen beim IRS.
• Wir empfehlen daher, Überweisungen und Zuordnungen verstärkt zu überwachen (insbesondere über das EFTPS System) und bei Bedarf mit dem IRS Kontakt aufzunehmen bzw Auszüge vom US-Steuerkonto anzufordern.