Strukturierte Offenlegung des Jahresabschlusses bis 30. September 2026 für Einzel- und Konzerngesellschaften

Gesetzliche Vertreter von Gesellschaften mit Bilanzstichtag 31. Dezember aufgepasst: Um empfindlich hohe Zwangsstrafen zu vermeiden, sollten Sie auf die fristgerechte Offenlegung der erforderlichen Jahresabschlussunterlagen beim zuständigen Firmenbuchgericht bis 30. September 2026 achten. Dabei ist zu beachten, dass seit 01. Jänner 2025 mit der Einführung der Taxonomie JAb 4.0 verpflichtend eine strukturierte Offenlegung der Jahresabschlussdaten nach diesem Rahmenwerk innerhalb von 9 Monaten ab dem Bilanzstichtag vorzunehmen ist. 

Offenlegungspflicht

Die gesetzlichen Vertreter von

• Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, FlexKapG, SE) gem. § 277 ff UGB
• Zweigniederlassungen ausländischer Kapitalgesellschaften gem. § 280a UGB, sofern keine Veröffentlichung der Rechnungslegungsunterlagen der Hauptniederlassung
• nach maßgeblichem Recht im BRIS (Business Register Interconnection System der EU) erfolgt ist
• Kapitalistische Personengesellschaften ohne voll haftende natürliche Person (z.B. GmbH & Co KG) gem. § 221 Abs 5 iVm § 189 Abs 1 Z 2 UGB
• Genossenschaften, die bestimmte Größenmerkmale erreichen sowie
• Sonstige Rechtsträger nach Sondergesetzen

sind verpflichtet, die je nach Rechtsform und je nach Größenklasse gesetzlichen definierten, erforderlichen Jahresabschlussunterlagen spätestens 9 Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuchgericht des Sitzes der Gesellschaft strukturiert offenzulegen.

Die Verpflichtung zur Offenlegung des Einzelabschlusses trifft jede Gesellschaft, die in oben genannte Kategorien fällt, und ist jährlich durchzuführen. Ist der Bilanzstichtag der 31. Dezember, muss die Offenlegung bis 30. September erfolgt sein. Bei anderen Bilanzstichtagen verschiebt sich das Ende der Offenlegungsfrist entsprechend.

Der Umfang der Offenlegungs- und Veröffentlichungspflicht ist von der Rechtsform und der Größe der Gesellschaft abhängig und kann auch Lagebericht, Bestätigungsvermerk (oder Vermerk über dessen Versagen / Einschränkung), Ergebnisverwendungsbeschluss, Konzernabschluss und weitere Dokumente umfassen (Bericht des Aufsichtsrates, Protokoll der Hauptversammlung, Nachhaltigkeitsbericht, Corporate Governance Bericht etc.).

Für große Aktiengesellschaften musste bis 31. März 2026 die Veröffentlichung auf der „Elektronische Verlautbarungs- und Informationsplattform des Bundes“, kurz EVI, erfolgen. Aufgrund des Nachhaltigkeitsberichtsgesetzes entfällt ab dem 01. April 2026 die Verpflichtung zur Veröffentlichung über das EVI.

Sofern eine österreichische Gesellschaft einen Konzernabschluss aufzustellen hat, sind die gesetzlichen Vertreter gem. § 280 UGB auch verpflichtet, diesen inkl. Anhang, Konzernlagebericht und ggf. Konzernnachhaltigkeitsbericht beim Firmenbuchgericht einzureichen. Sofern ein österreichisches Tochterunternehmen in einen ausländischen Konzernabschluss mit befreiender Wirkung einbezogen ist, ist auch dieser ausländische Konzernabschluss beim österreichischen Firmenbuchgericht zu hinterlegen.

Seit 01. Jänner 2025 sind mit der Einführung der Taxonomie JAb 4.0 Offenlegungen grundsätzlich in strukturierter Form an das Firmenbuchgericht zu übermitteln. Das bedeutet, dass Daten zur Gesellschaft (z.B. Firmenbuchnummer, Wirtschaftsjahr, Größenklasse, Geschäftsführer, etc.) sowie die Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung maschinenlesbar und weiterverarbeitbar als XML aufbereitet werden (entsprechend der Gliederung der Bilanz gem. § 224 UGB bzw. Gewinn- und Verlustrechnung gemäß § 231 UGB [erst ab mittelgroß]) und an das Firmenbuchgericht mittels Schnittstelle übermittelt werden. Unstrukturierte Offenlegungen (z.B. Einreichung als PDF) werden von Firmenbuchgerichten nur noch in Ausnahmefällen (z.B. bei Zweigniederlassungen oder bei Sonderbilanzen für Banken nach dem BWG oder Versicherungen nach dem VAG) angenommen.

Unsere Erfahrung zeigt, dass unstrukturierte Offenlegungen laufend zu Verbesserungsaufträgen der Firmenbuchgerichte und somit zu Mehraufwendungen führen. Daher empfehlen wir den Jahresabschluss nur mehr strukturiert offenzulegen.

Fristversäumnis und Höhe der Zwangsstrafe

Bei Fristversäumnis werden vom Firmenbuchgericht ohne vorangehende Androhung/Warnung empfindliche Zwangsstrafen verhängt. Adressat der Zwangsstrafe sind sowohl jedes einzelne vertretungsberechtigte Organ (Geschäftsführer, Vorstand) als auch das Unternehmen selbst. Die Strafe wird so lange vorgeschrieben, bis der jeweilige Jahresabschluss beim Firmenbuch hinterlegt ist. Die bloße Bezahlung der Strafe entbindet nicht von der Offenlegungspflicht. Je nach Verfahrensablauf (Zwangsstrafverfügung oder Ordentliches Verfahren) kann es zu unterschiedlichen Maximalstrafen kommen.

Dabei kann  mit Beschluss eine Zwangsstrafe zwischen 700 Euro und 3.600 Euro verhängt werden. Bei Kleinstkapitalgesellschaften reichen die Strafen von 350 Euro bis 1.800 Euro. Hat eine kleine GmbH beispielsweise drei Geschäftsführer, so werden drei Strafen zu je mind. 700 Euro und auch für die Gesellschaft selbst mind. 700 Euro vorgeschrieben.

Werden trotz Verhängung einer Strafe die notwendigen Jahresabschlussunterlagen nicht offengelegt, so folgen im 2-Monats-Rhythmus automatisiert weitere Zwangsstrafverfügungen in Höhe von 700 Euro bis 3.600 Euro pro Organ und Unternehmen. Bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften erhöht sich der Strafrahmen ab der zweiten Vorschreibung auf ein Dreifaches und beträgt mind. 2.100 Euro bis max. 10.800 Euro pro Organmitglied und je Gesellschaft. Bei großen Gesellschaften beträgt jede weitere Strafe sogar das Sechsfache, also mind. 4.200 Euro bis max. 21.600 Euro für jedes Organmitglied und für die Gesellschaft!

Empfehlung

Zur Unterbindung empfindlich hoher Strafzahlungen und zur Vermeidung von Verbesserungsaufträgen bzw. Mehraufwand empfehlen wir unseren Klienten, auf eine rechtzeitige Übermittlung der Jahresabschlussunterlagen zur Offenlegung zu achten. Ihr PwC Kontakt unterstützt Sie gerne dabei oder kontaktieren Sie direkt unsere Expert:innen Kevin Nitsch (nitsch.kevin@pwc.com) / Desiree Pleyer (desiree.pleyer@pwc.com). Wir übernehmen sehr gerne die Offenlegung für Ihre Einzelgesellschaft oder bieten Ihnen spezielle, individualisierbare Ansätze für die effiziente Abwicklung der Offenlegung einer Vielzahl an Einzelgesellschaften im Konzern.

Verfasst von: Kevin Nitsch, Desiree Pleyer