KI wird die Silos nicht beseitigen – aber sie hilft dabei, sie schneller zu überwinden
Das größte Produktivitätsproblem in Unternehmen sind häufig nicht die Mitarbeitenden, sondern die Übergaben zwischen Teams, Abteilungen und Systemen. Dort gehen Informationen verloren, entstehen Wartezeiten und werden Aufgaben mehrfach erledigt. Während viele Organisationen nach Leistungsreserven bei einzelnen Beschäftigten suchen, liegen die eigentlichen Ursachen oft in den Strukturen und Prozessen selbst.
In vielen Unternehmen herrscht trotz engagierter und motivierter Mitarbeitender das Gefühl, dass Abläufe unnötig langsam und ineffizient sind. Projekte verzögern sich, Berichte werden mehrfach erstellt und wichtige Informationen sind schwer auffindbar. Solche Probleme werden häufig als individuelles Leistungsdefizit interpretiert. Tatsächlich liegen die Ursachen jedoch meist in mangelnder Abstimmung an den Schnittstellen zwischen Teams, Abteilungen und Systemen.
Eine Befragung von APQC zeigt, dass die größten Produktivitätshemmnisse in Unternehmen sind:
- Silo-Strukturen (58 %)
- Ineffiziente Systeme (54 %)
- Mangelnde Prozessklarheit (53 %)
- Unzureichendes Wissensmanagement (47 %)
Diese sogenannten „Broken Handoffs“ – fehlerhafte oder unvollständige Übergaben zwischen Bereichen – führen dazu, dass Beschäftigte einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen, der Neuerstellung bestehender Lösungen oder der Koordination über Organisationsgrenzen hinweg verbringen. Lediglich rund 65 % der Arbeitszeit gelten als produktiv. Gleichzeitig geben 79 % der Mitarbeitenden an, mindestens einmal pro Monat Prozesse oder Arbeitsschritte neu zu entwickeln, während 81 % regelmäßig Workarounds nutzen, um mit fehlerhaften Systemen oder unklaren Abläufen zurechtzukommen.
Wie KI helfen kann
Künstliche Intelligenz entfaltet ihre größte Wirkung dort, wo Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengeführt werden müssen. Genau hier liegen heute die größten Reibungsverluste vieler Unternehmen.
KI kann Datenquellen und Anwendungen miteinander verbinden, Informationen schneller auffindbar machen und Mitarbeitende bei bereichsübergreifenden Prozessen unterstützen. Statt Informationen manuell aus verschiedenen Systemen zusammenzusuchen, können diese automatisiert zusammengeführt und kontextbezogen bereitgestellt werden.
Ein Beispiel dafür ist die Verknüpfung von CRM-, ERP- und Dokumentenmanagementsystemen. Mitarbeitende erhalten die benötigten Informationen schneller und können sich stärker auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Dadurch hilft KI, bestehende Informationssilos zu überwinden und die Zusammenarbeit über System- und Abteilungsgrenzen hinweg zu erleichtern.
Was KI nicht ersetzen kann
So groß das Potenzial von KI auch ist: Sie ist kein Ersatz für saubere Prozesse, klare Verantwortlichkeiten und eine konsistente Datenbasis. Unternehmen können die notwendige Organisationsarbeit nicht einfach an die Technologie delegieren.
Vielmehr wirkt KI als Beschleuniger und Katalysator für die Daten- und Prozessharmonisierung. Sie kann Schwachstellen sichtbar machen, die Analyse von Abläufen unterstützen und Integrationsaufwände reduzieren. Die eigentliche Integrationsleistung muss jedoch weiterhin durch das Unternehmen selbst erbracht werden.
Sind die zugrunde liegenden Daten fehlerhaft, widersprüchlich oder unzureichend strukturiert, kann KI diese Defizite nur begrenzt kompensieren. Dies geht häufig zulasten von Qualität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit der Ergebnisse und erhöht das Risiko fehlerhafter oder halluzinierter Antworten.
Deshalb sollte KI gezielt dort eingesetzt werden, wo sie einen klaren Mehrwert schafft. Dazu können gehören, beispielsweise:
- die Überführung unstrukturierter Informationen in strukturierte Daten,
- die Automatisierung wiederkehrender Kommunikationsprozesse,
- die Unterstützung bei Freigabe- und Abstimmungsprozessen,
- die bereichsübergreifende Bereitstellung von Informationen,
- die Analyse und Optimierung bestehender Prozesse.
Erfolgsfaktor: Technologie und Organisation gemeinsam denken
Für eine nachhaltige Überwindung von Silos reicht die Einführung moderner KI-Lösungen allein nicht aus. Unternehmen benötigen ein ganzheitliches Prozessdesign, klare Verantwortlichkeiten, eine konsistente Datenbasis und ein wirksames Wissensmanagement.
Erst das Zusammenspiel von organisatorischer Exzellenz und intelligenter Technologie ermöglicht es, Reibungsverluste zwischen Teams zu reduzieren und Produktivitätsgewinne dauerhaft zu realisieren.
Fazit
KI ist ein mächtiges Werkzeug, um die Integration von Informationen und Systemen zu beschleunigen. Sie kann helfen, Silos schneller sichtbar zu machen, zu überbrücken und schrittweise abzubauen. Die Ursachen von Silos beseitigt sie jedoch nicht automatisch.
Nachhaltige Produktivitätssteigerungen entstehen erst dann, wenn Unternehmen KI gezielt in ausgewählten Prozessschritten einsetzen und sie mit einer durchdachten organisatorischen Gestaltung kombinieren. Wer KI als Ersatz für Prozessmanagement und Systemintegration betrachtet, wird enttäuscht werden. Wer sie als Katalysator für bessere Prozesse und bessere Zusammenarbeit nutzt, kann dagegen erhebliche Effizienz- und Produktivitätsgewinne realisieren.
Quelle:
APQC (May 29, 2026): Why Your Organization Feels Slow (Even When Your People Aren’t)
Autor:
Elmar Rudelstorfer
Manager, Advisory, PwC Austria
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