Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, die hinweisgebende Personen verwenden können, um Sachverhalte zu Rechtsverstößen zu melden. Ein interner Meldekanal ist für die Entgegennahme von Hinweisen über Missstände innerhalb eines Unternehmens zuständig. Die interne Stelle kann entweder aus einer natürlichen Person, oder aber aus einer Abteilung mit mehreren Personen bestehen. Auf der anderen Seite bietet ein Hinweisgebersystem den Unternehmen die Möglichkeit, Missstände zu beheben und auf diese Weise ihre Compliance zu verbessern.
Welche Verpflichtungen kommen durch das HSchG auf die Unternehmen zu?
Aufgrund des HSchG sind alle Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors mit mehr als 249 Beschäftigten verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, über welchen Whistleblower bestimmte Rechtsverstöße melden können. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors mit 50 oder mehr Beschäftigten.
Die Abgabe von Meldungen muss entweder schriftlich oder mündlich oder in beiden Formen ermöglicht werden. Auf Ersuchen der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers hat die Meldung auch persönlich zu erfolgen. Innerhalb von sieben Tagen ist der Eingang des Hinweises zu bestätigen.
Darüberhinaus ist innerhalb von 3 Monaten bekanntzugeben, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden bzw. ergriffen werden sollen oder warum der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.