Business Transformation Office als Project Management Office der Zukunft

Das Project Management Office hat ausgedient: Das Business Transformation Office führt Ihre Transformation zum Erfolg.

Bei einer Transformation dreht sich alles um Veränderungen. Dafür braucht es die richtigen Instrumente und Strukturen. Da sich die Transformation auf die gesamte Organisation auswirkt, sollten Unternehmen einen holistischen Ansatz wählen, der die zukünftigen Bedürfnisse berücksichtigt. Die Lösung: das Business Transformation Office (BTO).

Ein BTO ist viel mehr als ein traditionelles Project Management Office (“PMO”). Der größte Unterschied liegt darin, welchen Fokus beide legen. So konzentriert sich das klassische PMO auf die Elemente Zeit und Budget. Das BTO dagegen fokussiert auf das zu erzielende Ergebnis und den nachhaltigen Erfolg der Transformation in der gesamten Organisation. Das BTO fungiert als Schnittstelle zwischen der Vision der Geschäftsführung und dem ausführenden Projektteam. Es sorgt für die konsequente Ausrichtung einzelner Projekte an der festgelegten Strategie. Dafür greift es auf unterschiedliche KPI’s (finanzielle und nicht-finanzielle) und standardisierte PMO-Praktiken und -Prozesse zurück. Damit gewährleistet das BTO, dass Investitionen im Rahmen von Transformationen effizient und transparent eingesetzt werden.

Das BTO implementiert kontinuierliche Qualitätsprüfungen und Verbesserungszyklen, um den Stakeholdern (kritische) strategische Einblicke zu geben. Es wird so zur ‘single source of truth’. Um Ihr PMO in ein BTO integrieren oder ein BTO aufbauen zu können, ist es zunächst wichtig, die jeweiligen Unterschiede zu verstehen.

Der Weg vom PMO zum BTO 

Die Weiterentwicklung von einem PMO zu einem BTO ist der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement in einem Transformationsprozess. Worin nun genau die Unterschiede liegen, erklären wir im Folgenden genauer:

Project Management Office (PMO)

• Dezentralisiertes Projektmanagement (Silos)
• Weisungsaufgaben innerhalb der Projektgrenzen
• Individuelle Nutzung von Techniken, Templates und Standards 
• Keine organisationale Struktur sowie dezidiertes Team
• Enge Zusammenarbeit mit Projektleitung, Teams und funktionalen Managern

Business Transformation Office (BTO)

• Strategische und übergreifende Aufgaben
• Eine zentrale Abteilung, welche Koordination zwischen Abteilungen übernimmt
• Strategische Unternehmensziele werden im Projektmanagement berücksichtigt
• Zentralisierte, standardisierte und transparente Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten
• Zentralisierte Konsolidierung von (strategischen) finanziellen und nicht-finanziellen KPIs
• Arbeitet sehr viel mit C-Level und Senior Leadership, Finanzabteilung und Strategieberatung zusammen
• Aufbau eines nutzerzentrierten Change Managements
  
  

Ein BTO unterscheidet sich also in wesentlichen Punkten von einem PMO. Aber warum empfiehlt sich ein BTO?

Erfolgsfaktoren eines BTO

Ein BTO verspricht Erfolg in vielen Aspekten und beginnt in Ihrem Unternehmen mit der Berücksichtigung von fünf zentralen Werten für die PMO-Transformation:

• Fokus auf den Menschen
• Veränderung mittragen
• Zweck und Mehrwert berücksichtigen
• Nachhaltigkeit einbeziehen
• Offenheit für Innovation

Werden diese Punkte berücksichtigt, können Unternehmen das gesamte Potenzial eines Transformationsprojekts nutzen, sowie dessen Effektivität und Effizienz steigern. Das BTO gewährleistet  entscheidende Vorteile, indem es eine übergreifende Verantwortung des Projektteams sowie eine erhöhte Effizienz sicherstellt.

Die wichtigsten Vorteile eines BTO lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Um die Vorteile eines BTOs zu nutzen, haben wir bei PwC einen spezifischen Ansatz und maßgeschneiderte Leistungen entwickelt.

Unser Ansatz für Ihre Transformation 

Mit unserem „Strategy Deployment“ Ansatz verbinden wir das Projektportfolio mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens. In diesem Zusammenhang analysieren, bewerten und optimieren wir Ihr Projektportfolio auf einer strategischen Grundlage. Dabei berücksichtigen wir auch die Ansichten der wichtigsten Stakeholder. Langfristig können Sie dadurch Implementierungsmaßnahmen mit Ihren Organisationszielen verbinden und alle involvierten Ressourcen optimal nutzen.

Auf Ihrem Weg zum Business Transformation Office bieten wir Ihnen folgende Leistungen an:

1. BTO Mission: Vision & Mission Statement für die Abteilung, Strategie für die nächsten fünf Jahre
   
   
2. Umfang, Leistungen und Schnittstellen: Definition von Verantwortlichkeiten, Leistungskatalog, Abhängigkeiten und Schnittstellen mit Leistungen verwandter Abteilungen
   
   
3. Teamorganisation und Governance: Rollen, Organisationsdesign, Teamstruktur und -größe, Stellenbeschreibungen
   
   
4. Strukturen, Methoden und Richtlinien für Projekt- und Programmmanagement
   (inkl. agilen Methoden)
   
   
5. Prozesse, Controlling und Weiterentwicklung: Prozessbeschreibungen, Informationsfluss, Reporting, kontinuierliche Weiterentwicklung
   
   
6. IT-Tools: digitalPMO, Capability und Portfolio Management
   
   
7. Templates, Formulare, Dokumentation

Mit dem speziellen Ansatz von PwC sowie maßgeschneiderten Dienstleistungen unterstützen wir Organisationen auf ihrem Weg von einem PMO zum BTO.

Starten Sie Ihre Transformationsreise mit uns! Nähere Informationen finden Sie hier.

Autorinnen:

Nicole Hackl
Senior Manager, Head of Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

Anna Herzog
Associate, Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT

Nazanin Shakiba
Associate, Portfolio & Programme Management (PPM) at PwC AT