Virtuelle Arbeitskräfte auf dem Vormarsch

Anders als ihre menschlichen Kollegen schlafen Robotor, kurz Bots, nie.

Ein Beispiel: Ein global tätiges Transportunternehmen kann die vielen eingehenden Auftragsbestätigungen durch die Mitarbeiter des zentralen Einkaufs kaum mehr abarbeiten. Personalengpässe verschärfen das Problem. In einem RPA-Pilotprojekt automatisiert das Unternehmen den Prozess der Auftragsbestätigung: Ein Software-Roboter öffnet von nun an Mailanhänge und liest und validiert die Auftragsdaten. Bei Abweichungen informiert er den verantwortlichen Mitarbeiter. Stellt er keine Abweichungen fest, lädt er die Auftragsbestätigung im System hoch und speichert sie an der richtigen Stelle ab. Das Ergebnis: Eine Effizienzsteigerung von rund 60 Prozent.

Die Zeiten, in denen Unternehmen Roboter nur in der Produktion einsetzten, sind vorbei. Ob Finanzfunktion, Banken oder Online-Handel: Überall automatisiert die neue Generation von Robotern Prozesse und steigert so Produktivität und Qualität. Bis 2030 wird das globale Bruttoinlandsprodukt dank Automatisierung und Künstlicher Intelligenz um 14 Prozent höher ausfallen - ein Plus von 15,7 Billionen USD. (PwC Studie: Sizing the prize)

Die Workforce, die niemals schläft

Robotic Process Automation, kurz RPA, bezeichnet Software und Algorithmen, durch die Unternehmen arbeitsintensive, wiederkehrende und regelbasierte Prozesse automatisieren können. Die Roboter bedienen die Benutzeroberfläche von Anwendungen dabei ähnlich wie ein menschlicher Nutzer und reproduzieren dessen Handlungen. PwC schätzt, dass bis Mitte der 2030-Jahre 30 Prozent aller Arbeitsaktivitäten auf diese Weise automatisiert werden können. (PwC Report: How will automation impact jobs?)

Das Besondere im Vergleich zu anderen Automatisierungslösungen: RPA lässt sich schnell und relativ einfach implementieren, denn Eingriffe in bestehende IT-Systeme sind nicht notwendig. Vor allem der kurzfristige Return on Investment - Monate, anstatt Jahre - kann überzeugen.

Anders als ihre menschlichen Kollegen schlafen Robotor, kurz Bots, nie. Sie sind skalierbar, rund um die Uhr einsatzbereit und arbeiten schnell und effizient. Ein weiterer Vorteil: Computergesteuerte Anwendungen weisen eine deutlich geringere Fehlerquote auf als manuelle Eingaben. Menschliche Fehler müssen also nicht mehr korrigiert werden, die Prozessqualität erhöht sich. RPA kann die Kosten damit drastisch reduzieren.

Bots verschicken Versandbenachrichtigungen, screenen Lebensläufe oder kümmern sich um die Kreditsachbearbeitung.

Fleißige Helfer

Im Online-Handel verschicken Bots Versandbenachrichtigungen, in Personalabteilungen screenen sie Lebensläufe und in Banken kümmern sie sich um die Kreditsachbearbeitung: Die virtuelle Workforce kann grundsätzlich in vielen Backoffice-Prozessen, aber auch im Front-Office, etwa als Unterstützung der Mitarbeiter im Kundenservice, eingesetzt werden. Voraussetzung ist, dass Prozesse regelbasiert, manuell und wiederkehrend sind und keine Entscheidungsspielräume lassen. Denn anders als Anwendungen im Bereich Künstliche Intelligenz können Bots nur ausführen, wozu sie programmiert wurden – nicht mehr und nicht weniger. Nur wenn bis ins kleinste Detail festgelegt ist, wie ein Prozess ausgeführt wird und welche Ausnahmen auftreten können, können Bots ihn durchlaufen. Und erst wenn Prozesse sich wiederholen, macht der Aufwand zur Entwicklung eines Roboters wirtschaftlich Sinn.

Aufgrund der repetitiven, strukturierten Prozesse mit hohem Volumen kommt RPA aktuell vor allem in der Finanzfunktion zur Anwendung. Hier unterstützen Roboter bei der Berechnung von Abgrenzungen oder helfen, den Rechnungseingangsprozess fast vollständig zu automatisieren. Da Bots systemunabhängig arbeiten, eignet sich RPA vor allem zur Automatisierung beziehungsweise Überbrückung von Schnittstellen, etwa jene von Logistik und Einkauf. Hier bearbeiten Bots Bestellungen, gleichen Waren- und Rechnungseingänge ab oder erstellen Berichte.

Viele Menschen fürchten um ihren Arbeitsplatz, dabei eröffnet die Automatisierung auch Chancen.

Kleine Schritte, geringes Investment

RPA ist bereits marktreif. Die meisten Unternehmen, die sich mit dem Thema auseinandersetzen, beginnen aber mit einem Pilotprojekt. Das erlaubt es ihnen, die Automatisierungslösung mit einem geringen Investment ausgiebig zu testen.

Am Beginn jedes RPA-Projekts sollte demnach ein sogenannter Proof of Concept stehen. Dazu wählt das Unternehmen ein bis zwei Teilprozesse aus, die in einer Testumgebung automatisiert werden. So sieht es in einem frühen Stadium, was RPA leisten kann.

Im nächsten Schritt werden die Geschäftsprozesse bewertet und priorisiert, um jene zu identifizieren, die sich für eine Automatisierung eignen und auch wirtschaftlich Sinn machen. Schließlich kann das Unternehmen mit der kontinuierlichen Umsetzung  einzelner “RPA-Kandidaten” aus der gewonnenen Prozess-Pipeline beginnen. Abhängig von der Größe der Organisation und dem definierten RPA Operating Model, dem definierten Zielbild,  baut das Unternehmen schrittweise eigene RPA-Kompetenzen auf, beispielsweise in Form eines Center of Excellence. In diesem RPA Center of Excellence identifiziert das Unternehmen zukünftig geeignete Prozesse und setzt sie um. Außerdem wartet und kontrolliert es von hier aus seine virtuelle Workforce.

Die ersten Pilotprojekte haben gezeigt, dass eine erfolgreiche Automatisierung vor allem an eine gründliche Auswahl geeigneter Prozesse geknüpft ist. Zusätzlich zu den bereits genannten Voraussetzungen sollten diese möglichst nicht zu komplex und lang sein, sodass sie einfach abgebildet werden können. Werden die falschen Prozesse ausgewählt, droht das Projekt zu scheitern.

Vielversprechende Zukunft

Zu den wesentlichen Herausforderungen beim Einsatz von RPA zählt auch, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Thema verständlich zu machen und sie für die Vorteile zu sensibilisieren. Viele fürchten um ihren Arbeitsplatz, dabei eröffnet die Automatisierung auch Chancen. So können Menschen einfache, monotone Tätigkeiten abgeben und gewinnen Zeit, sich anspruchsvolleren, strategischen Aufgaben zu widmen. Zeit, die notwendig ist, um den immer höheren Ansprüchen von Kunden auch in Zukunft gerecht zu werden.