Die Eckpfeiler einer effizienten Exportkontrolle
Strategien für optimale Compliance und Krisenresilienz in globalen Märkten
Warum ist ein Exportkontrollprozess relevant?
Ein effizienter und dynamischer Exportkontrollprozess ist essenziell, um in diesen herausfordernden Zeiten zu bestehen. Geopolitische Entwicklungen und die daraus resultierenden Exportbeschränkungen, die zuletzt vermehrt auch Teil der Sanktionsvorschriften geworden sind, stellen Marktteilnehmer:innen vor immer neue Herausforderungen. Deshalb ist es so wichtig, einen klaren Prozess im Unternehmen etabliert zu haben, der auch präventive und vorausschauende Maßnahmen umfasst. Die Konsequenzen eines Verstoßes gegen die geltenden Export- und Sanktionsbestimmungen reichen von Reputationsschäden, wirtschaftlichen Einbußen, Geldstrafen bis hin zu persönlichen Haftstrafen. Daher gilt auch hier – Kontrolle ist gut, Vorbeugen ist besser.
Die Anforderungen an einen funktionierenden Prozess
Das Ziel der Exportkontrolle besteht darin, die Verbreitung und Entfaltung von Massenvernichtungswaffen und konventionellen Waffen einzudämmen, sowie die Lieferung spezifischer Güter in ausgewiesene Gebiete aus geopolitischen Gründen zu verbieten. Ein weiterer Anwendungsbereich ist die Unterbindung von Exporten bestimmter Güter, die einer militärischen Endverwendung zugeführt würden.
Damit soll die militärische Nutzung von sogenannten Dual-Use Gütern, die sich durch hohe technische Leistungsfähigkeit auszeichnen und sowohl zivil als auch militärisch genutzt werden können, verhindert werden. Vor allem die Güterklassifizierung bzw. die Klärung des Endverbleibs sowie des Umstandes, ob die exportierten Güter einer militärischen Endverwendung zugeführt würden, können in einem solchen Verfahren in der Praxis eine Herausforderung darstellen.
Abgesehen von den anlassfallbezogenen Risiken muss jedes Unternehmen auch sein individuelles Risiko kennen. Dazu erforderlich ist eine Risikoanalyse des eigenen Geschäftsbereichs einschließlich der vertriebenen Produkte sowie des geographischen Raumes, in dem man tätig ist, um nur einige relevante Risikofaktoren zu nennen. Das Ergebnis der Risikoanalyse sowie der eigene Risikoappetit bestimmen in weiterer Folge die Ausgestaltung des Kontrollprozesses, welcher Themen wie Güterklassifizierung, Screening der Geschäftspartner oder End-User sowie die Endverwendung zwingend abdecken sollte.
Darüber hinaus müssen Verantwortlichkeiten, Entscheidungshoheiten bzw. Genehmigungsstufen oder Kontrollmaßnahmen, wie v.a. das 4-Augen Prinzip, klar definiert werden. Der Exportkontrollprozess muss auch eine Prüfung vorsehen, ob es sich bei den zu exportierenden Gütern um die zuvor angesprochenen Dual-Use Güter bzw. Güter mit doppeltem Verwendungszweck handelt oder ob sie einer militärischen Endverwendung zugeführt werden könnten, wobei ein besonderer Fokus auf potentielle Umgehungsgeschäfte gelegt werden sollte. Je nach Ergebnis der Prüfung darf das Geschäft entweder nicht durchgeführt werden bzw. müssen die entsprechenden Genehmigungen der zuständigen Behörden eingeholt werden, bevor eine Lieferung erfolgen kann.
Prävention und Weitblick
Die Exportkontrolle sollte einen ganzheitlichen Prozess darstellen, der aus verschiedenen Blickwinkeln kritisch betrachtet und kontinuierlich hinterfragt bzw. auf die Probe gestellt wird, um den hohen regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden, das eigene Geschäftsrisiko zu senken und wettbewerbsfähig zu bleiben.
“Ganzheitlich” bedeutet, dass beim Thema Exportkontrolle neben regelmäßigem Monitoring der regulatorischen Anforderungen, aktuellen geopolitischen Risiken bzw. der Compliance Kultur im Unternehmen im Zusammenhang mit den Exportkontrollprozessen (Vorgaben vs. gelebte Praxis), maßgeschneiderten Schulungen der Mitarbeiter:innen, datenschutzrechtlichen Erwägungen sowie Aufbewahrungsrechten und -pflichten vor allem auch dem Thema Krisenmanagement für bzw. gegen den Ernstfall ausreichend Beachtung geschenkt wird.
Eine geeignete Vorbereitung auf den Ernstfall sollte innerhalb eines Unternehmens einen hohen Stellenwert einnehmen, damit der Export von Gütern und Technologien einem gesamtheitlichen Kontrollmechanismus unterliegt. Ein Verstoß gegen die Exportkontrollvorschriften kann für ein Unternehmen negative Auswirkungen erheblichen Ausmaßes nach sich ziehen. Dank eines effektiven Krisenmanagements kann ein Unternehmen mit gezielten bzw. gut (voraus)geplanten Maßnahmen das Schadensausmaß im Ernstfall so gering wie möglich halten.
Ein effektives Krisenmanagement soll nicht nur Maßnahmen für den Ernstfall (“Reaktion”) vorsehen, sondern viel früher ansetzen und aktuelle Umstände sowie regulatorische Änderungen miteinbeziehen (“Prävention”). Diese Vorbereitung darf nicht allgemeiner Natur sein, sondern muss vor allem auf die vulnerablen Geschäftsbereiche des Unternehmens eingehen und Bereiche mit erhöhtem Risiko besonders berücksichtigen. Ein Krisenmanagementplan sollte unter anderem eine eindeutige Definition der Verantwortlichkeiten und Schritte zur Mitigierung von Verstößen beinhalten.
Darüber hinaus sollten denkmögliche Szenarien zu Übungszwecken herangezogen werden, damit alle Mitarbeiter:innen im Falle des tatsächlichen Eintritts bestimmter Situationen einen kühlen Kopf bewahren. Jeder Umgang mit einer Krise kann für ein Unternehmen auch eine Chance bedeuten: Sofern die Erfahrungswerte aus vergangenen Krisen analysiert und dokumentiert werden, können in der Zukunft ähnliche Fehler vermieden und Verhaltensweisen kontinuierlich verbessert werden.
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