Praxistipps zur Vorbereitung von Schadenersatzklagen infolge der COVID-19-Pandemie

Juni 2020

Der Ausbruch von COVID-19 sorgt weltweit für Unsicherheit. Unternehmen standen bzw. stehen vor verschiedenen Herausforderungen in Bezug auf die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter, die Infrastruktur des Home-Office oder die Unterbrechung der Lieferkette und die Liquidität, um nur einige zu nennen.

Während Unternehmen diese jüngste Krise durchlaufen, ist die gleichzeitige Konzentration auf Mechanismen zur Wiedergutmachung entstandener Verluste von großer Bedeutung. Auch wenn die dafür notwendigen rechtlichen Mechanismen noch nicht vollumfänglich klar definiert sind, sind die Schritte, die bereits jetzt gesetzt werden müssen, im Hinblick auf mögliche künftige Schadenersatzansprüche sowie zu erwartende Ansprüche gegen Ihr Unternehmen umso wichtiger.

Wesentliche Schritte zur effektiven Quantifizierung von Verlusten:

Analysieren Sie Verträge, die einen Anspruch auf Entschädigung für tatsächliche Verluste oder entgangenen Gewinn sowie eine Verpflichtung zur Rückerstattung einer Gegenpartei begründen können. Dabei ist es wichtig, jene Bedingungen der Verträge zu prüfen, die sich auf die aktuelle Situation beziehen (können) und die zu einer Einschränkung oder Aufhebung des Anspruchs auf Entschädigung führen könnten.
Bestimmen Sie die Dokumente, die zum Nachweis des Verlusts erforderlich sind, sowie die Fristen, bis zu denen der Anspruch, einschließlich der Dokumentation, eingereicht werden muss. Falls es für Sie nicht klar sein sollte, welche konkreten Dokumente Sie benötigen, stimmen Sie sich mit ihren (Rechts-) Beratern dazu ab.
Richten Sie interne Prozesse so ein, dass die Informationen, die Sie zum Nachweis des Verlusts benötigen, an einem Ort gespeichert werden und Sie im Bedarfsfall nicht erst danach suchen müssen. Es empfiehlt sich, umfangreichere Daten und Dokumente parat zu haben, jedoch sollten diese auch die notwendige Relevanz aufweisen.
Wenn die Rückerstattung einen entgangenen Gewinn umfasst, sollten Sie sowohl die Methode der Schadensquantifizierung als auch die erforderlichen Dokumente berücksichtigen. Achten Sie dabei auch auf den Zeitraum, in dem der Verlust entstanden ist, und ob dauerhafte Schäden ebenfalls quantifiziert werden sollten.
Stellen Sie rechtzeitig einen Antrag auf Entschädigung innerhalb der festgesetzten Frist des anwendbaren Vertrages bzw. der entsprechenden Regelungen und achten Sie darauf, dass dieser so sorgfältig wie möglich ist. Dies muss in Zusammenarbeit mit Ihren Rechtsberatern erfolgen.

Weitere Tipps:

Neben dem Nachweis über die erlittenen Verluste ist es wichtig, die vom Unternehmen als Reaktion auf die Krise getroffenen Entscheidungen klar zu dokumentieren, die zur Eindämmung etwaiger Verluste umgesetzt wurden, einschließlich staatlicher Anti-Krisen-Maßnahmen.

Für periodisch erstellte Dokumente, wie z.B. Cashflow-Berichte, sollten sowohl Versionen für einzelne Zeiträume während der Krise als auch vor und nach der Krise gespeichert werden. Es empfiehlt sich, die Auswirkungen auch dann weiterhin zu erfassen, wenn Beschränkungen aufgehoben werden und sich die Geschäfte wieder normalisieren, da es länger anhaltende Auswirkungen geben kann.

Richten Sie interne Kostenstellen ein, damit das Management die Zeit für die Bewältigung der Krise entsprechend berechnen kann.

Ermächtigen Sie eine Person oder ein Team zur Leitung der Datenerhebung sowie zur Festlegung der damit verbundenen Regeln und Verfahren. Dies ist insbesondere bei ortsunabhängigem Arbeiten von großer Bedeutung.

„Die Herausforderungen sowie die Auswirkungen, denen Unternehmen aufgrund der derzeitigen Krise begegnen, sind nicht zu unterschätzen. Um auf Szenarien wie allfällige Schadenersatzansprüche rasch reagieren zu können, ist es wichtig, sich bereits jetzt einen detaillierten Überblick zu verschaffen. Eine kontinuierliche Dokumentation der Geschehnisse sowie die Aufbereitung der dafür notwendigen Unterlagen ist dabei unerlässlich, um im Ernstfall entsprechend vorbereitet zu sein und schnellstmöglich handeln zu können.“

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