Sind Ihre Geschäftsprozesse eine Black Box?

PwC befragte 170 Unternehmen in 21 Ländern, wie sie ihre Geschäftsprozesse steuern und kontrollieren

Unternehmen streben nach operativer Exzellenz, haben aber Schwierigkeiten, ihre Prozesse zu steuern.

In einer Geschäftswelt, die von neuen Technologien, Automatisierungsinitiativen und anderen digitalen Innovationen beherrscht wird, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, ihre Geschäftsprozesse zu einem Enabler für operative Exzellenz zu machen. Geschäftsprozesse werden oft als "Black Box" betrachtet: wie können Sie sie effektiv managen?

Geschäftsprozesse werden als das Rückgrat eines jeden Unternehmens anerkannt. 

Das Bewusstsein, dass Geschäftsprozesse die wichtigsten Treiber für Operational Excellence sind, wurde durch den Fragebogen bestätigt: 85 % der Befragten überprüfen ihre Ist-Prozesse zumindest periodisch und versuchen, ihre Arbeitsweise entsprechend anzupassen. Fast die Hälfte (47%) nannte eine Prozessoptimierungsfunktion innerhalb ihrer Organisation, die ein entscheidendes Element in einem strukturierten Ansatz zur unternehmensweiten Prozessverbesserung ist.

Indikator für die Bereitschaft der Unternehmen, nach Prozess-Exzellenz zu streben, ist die geringe Teilnehmerzahl (zwei), die sich nicht aktiv für die Prozessoptimierung einsetzen.

Unternehmen haben keine oder wenig Sicht auf den Geschäftsprozessablauf.

Während Unternehmen die Relevanz gut gestalteter Geschäftsprozesse anerkennen, ist die tatsächliche Leistung dieser Prozesse sehr oft eine Black Box für das Management und sogar für Prozesseigner. Prozessverständnis ist jedoch genau das Wissen, das benötigt wird, um die Organisation in die richtige strategische Richtung zu lenken.

Wir sehen mehrere Faktoren, die zu einer unübersichtlichen Sicht auf die Prozesse beitragen, aber im Wesentlichen beziehen sie sich alle auf eine höhere Komplexität, die im Unternehmen entsteht:

  • Zunehmend geteilte Verantwortlichkeiten und Automatisierungstrends, ausgelöst durch große Geschäftstransaktionen.
  • End-to-End-Prozesse, die von verschiedenen Systemen und Teams unterstützt werden.

  • Akquisitionen und Zentralisierung, bei denen Legacy-Prozesse innerhalb lokaler Einheiten beibehalten (oder langsam aufgegeben) werden, was zu Diskrepanzen mit der zentralen Einheit führt.

Die Analyse zeigt, dass Prozesse oft auf viele verschiedene Arten ablaufen.

Oftmals auf andere Weise als geplant.

Betrachtet man, wie die Befragten ihre Prozessleistung bewerteten, gaben 49% an, dass ihre Dokumentation nicht mit dem eigentlichen Prozess übereinstimmt, was durch Anpassungen und alternative Prozessvarianten im Laufe der Zeit verursacht wird. Andererseits gaben 51% der Befragten an, dass ihre Prozessausführung vollständig mit der Dokumentation übereinstimmt und dass Abweichungen aufgrund automatisierter Prozessabläufe nicht möglich sind.

Mit dem Wissen, dass nur 14% dieser 51% mit Process-Mining-Techniken vertraut waren, und basierend auf unseren eigenen Erfahrungen kommen wir zu dem Schluss, dass die Mehrheit der Befragten ihre Prozessleistung nicht kannte und daher dazu neigten, den Grad der Standardisierung zu überschätzen.

Process Mining kann Ihren Geschäftsprozess entmystifizieren und Ihnen helfen zu sehen, wo und wie Sie steuern können (und sollten), um die Qualität zu verbessern.

Eine der fortschrittlichsten Techniken, um ein Verständnis für die Leistung von Geschäftsprozessen zu erlangen und die Erfahrung von Wissenslücken im Unternehmen zu überwinden, ist Process Mining.

Wo traditionelle Techniken der Prozesserkennung auf isolierten Analysen oder subjektiven Interviews basieren, bietet die Technik des Process Mining dem Management eine einzige Quelle der Wahrheit, die auf objektiven Daten basiert, die innerhalb des Informationssystems verfügbar sind. Die Stärke des Process Mining liegt in der ganzheitlichen Sicht auf den Prozess, die sich aus dem niedrigsten Detaillierungsgrad - den Transaktionen - zusammensetzt und sowohl High-Level- als auch Detail-Visualisierungen ermöglicht.

Process Mining-Anbieter auf den Punkt gebracht

Auf der Welle der Begeisterung und des Optimismus über Process Mining reagieren mehr und mehr kommerzielle und Open-Source-Softwarelösungen auf die Möglichkeiten, die sich mit dieser Technik bieten. Als Treiber des Process Mining und seiner Anwendungen innerhalb des Unternehmens steht PwC in Kontakt mit den verschiedenen Anbietern von Process Mining-Software.

Unser Bericht listet mehrere Lösungen auf, die derzeit auf dem Markt sind, und vergleicht die Merkmale der einzelnen Lösungen. Während es erhebliche Überschneidungen gibt, gibt es auch einen Trend in der Differenzierung, vor allem in der Visualisierung und den Funktionalitäten.

Wie setzen wir Process Mining in die Tat um?

Um umsetzbare Optimierungsschritte zu definieren, ist es wichtig, sich auf die Prozessbereiche zu konzentrieren, die wirklich wichtig sind und die verbesserungsfähig sind. Obwohl die Process-Mining-Analyse Ihnen die Möglichkeit bietet, am End-to-End-Prozess zu arbeiten, wäre es ein kluger erster Ansatz, die tief hängenden Früchte zu verfolgen und kurzfristige Erfolge zu erzielen. Auf diese Weise wird eine positive Wahrnehmung geschaffen, um Stakeholder und Management vom prozessbasierten Optimierungsansatz zu überzeugen. Mehr als anderswo ist der Management Buy-In entscheidend, und die Mitarbeiter werden folgen, wenn die Vorteile für das Unternehmen klar definiert sind.

Nach den ersten Erfolgen mit dem Process Mining ist die Reise noch nicht zu Ende. Chancen ergeben sich fast automatisch in anderen Bereichen und bringen Sie dem ultimativen Ziel der Operational Excellence näher.

Kontakt

Barbara Redlein

Barbara Redlein

Partner, PwC Austria

Tel: +43 69916305377

Markus Ramoser

Markus Ramoser

Senior Manager, PwC Austria

Tel: +43 1 501 88-2129

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