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Interne Meldestelle als Managed Service
- Sind Sie auf Whistleblower-Hinweise vorbereitet?
- Suchen Sie nach einer Möglichkeit, eine interne Meldestelle zu implementieren und zu betreiben?
- Ist Ihr Unternehmen von dem neuen HinweisgeberInnenschutzgesetz (HSchG) betroffen?
Dann ist unser Whistleblower and Ethics Reporting Channel als Managed Service die optimale Lösung für Sie – einfach, schnell und kostengünstig.
Darum ist die zeitnahe Implementierung eines Hinweisgebersystems so wichtig
HSchG - Umsetzung der „EU-Whistleblower-Richtlinie“
Aufgrund des HinweisgeberInenschutzgesetzes (HSchG) zur Umsetzung der EU-Whistleblowing-Richtlinie (2019/1937, Whistleblowing-RL) sind alle Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors mit mehr als 249 Beschäftigten verpflichtet, bis 25. August 2023 einen internen Meldekanal einzurichten, über welchen Whistleblower bestimmte Rechtsverstöße melden können. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors mit 50 oder mehr Beschäftigten.
Hinweisgebersysteme als wichtige Bausteine
Ungeachtet der gesetzlichen Verpflichtung sind Hinweisgebersysteme wichtige Bausteine im Rahmen von Compliance-Management-Systemen. Hinweisgebersysteme helfen juristischen Personen des privaten und öffentlichen Sektors dabei, sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorschriften eingehalten und Maßnahmen ergriffen werden, um Rechtsverstöße zu vermeiden.
Der interne Meldekanal bringt einen Kulturwandel, mit dem Ziel, einen ständigen Verbesserungsprozess zu initiieren und damit das Unternehmen zukunftsfit zu machen.
Das frühzeitige Erkennen von Rechtsverstößen reduziert Haftungsrisiken und kann so etwaige Schäden begrenzen.
Unsere Lösung?
Whistleblower & Ethics Reporting Channel als Managed Service
Bei PwC bieten wir Ihnen sowohl die Einrichtung des Hinweisgebersystems als auch den Betrieb der internen Meldestelle für Hinweisgeber als Managed Service an. Wir ermöglichen Ihnen, die interne Meldestelle vollständig an PwC auszulagern. Gerne stellen wir Ihnen hierzu auch eine Musterbetriebsvereinbarung zur Verfügung. Mit unserer standardisierten und digitalen Lösung – dem Whistleblower & Ethics Reporting Channel – bieten wir Ihnen:
- die Einrichtung des Hinweisgebersystems und den Betrieb des Whistleblower-Systems
- verschiedene Kommunikationskanäle wie Webformular, Whistleblower Hotline, Whistleblower Online Briefkasten und Dashboard
- Nachverfolgung des Status des abgegebenen Hinweises auf Seiten der Hinweisgeber:innen
- die Dokumentation und Stichhaltigkeitsprüfung aller eingegangenen Hinweise
- das Verwalten und Erfüllen gesetzlicher Fristen, absolute Rechtssicherheit sowie die Sicherstellung der Compliance-Anforderungen
- Transparenz über alle abgegebenen Hinweise durch das bereitgestellte Dashboard auf Unternehmensseite
- Handlungsempfehlungen unserer PwC-Expert:innen für das Ergreifen von Folgemaßnahmen
Digitales Hinweisgebersystem - Professionelle Unterstützung in jeder Phase
01
Hinweisabgabe
Da unser Whistleblower & Ethics Reporting Channel barrierefrei ist, können Hinweisgeber:innen neben der Nutzung des unternehmensspezifischen, selbsterklärenden und intuitiven Webformulars auch telefonisch Verstöße melden. Zudem bieten wir Hinweisgeber:innen die Möglichkeit, Meldungen sowohl anonym als auch mit Angabe persönlicher Daten zur Kontaktaufnahme abzugeben. Auf diese Weise schaffen wir ein vertrauensvolles und sicheres Umfeld und gewähren Whistleblowern größtmöglichen Schutz sowie absolute Datensicherheit.
02
Statustracking
Nach dem Absenden eines Hinweises können sich Hinweisgeber:innen jederzeit mit ihrer Vorgangsnummer auf der Website des Whistleblower & Ethics Reporting Channel einloggen und den Status ihrer Meldung im Whistleblower Online Briefkasten einsehen. Darüber hinaus können sie ihrer Meldung weitere Informationen hinzufügen, Dateien einreichen sowie unsere Expert:innen per Chat kontaktieren.
03
Prüfung
Abgegebene Hinweise durchlaufen bei PwC einen workflowbasierten Prozess. Dabei erfolgt neben einer Stichhaltigkeitsprüfung ggf. eine Konkretisierung des Hinweises durch die Kontaktaufnahme mit der hinweisgebenden Person innerhalb der gesetzlich festgelegten Fristen. Wir sprechen zudem eine Handlungsempfehlung aus.
04
Transparente Handlungsempfehlung
Auf Unternehmensseite können Sie jederzeit den abgegebenen Hinweis sowie unser Prüfungsergebnis mit entsprechender Handlungsempfehlung in unserem mehrsprachigen Dashboard einsehen. Sie erhalten somit Transparenz auf einen Blick. Die Hinweise können nach den unterschiedlichsten Kriterien wie Gesellschaften, Zeiträumen, Kategorie der Meldung oder dem jeweiligen Bearbeitungsstatus gefiltert werden. Die Anonymität der Hinweisgeber:innen und Beschuldigten wird im Dashboard stets gewahrt.
Da wir vollkommen unabhängig sind, behalten Sie die Entscheidungshoheit, welche Maßnahmen Sie aus den eingegangenen Hinweisen ziehen wollen, um nötige Folgemaßnahmen zu treffen und Reputationsrisiken abwenden zu können. Bei Bedarf kann unsere Lösung bei einer weiteren Untersuchung mit der Concierge-Plattform Connected Digital Services kombiniert werden. Die Plattform ist Ihr umfassender Forensic Service und entlastet Sie unter anderem bei der Untersuchung von Compliance-Verstößen, Verdachtsfällen oder zur Feststellung von Tatbeständen.
Lernen Sie unser Hinweisgebersystem kennen
Ihr großer Vorteil: Professionelle Unterstützung von PwC Expert:innen in jeder Phase der Umsetzung und im Betrieb.
Die Vorteile des Hinweisgebersystems
Geringer Aufwand in der Implementierung
Detailwissen
Weltweites Netzwerk
Standardisierte, digitalisierte und technisch immer aktualisierte Lösung mit geringem Implementierungsaufwand
Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den engagierten Expert:innen von PwC, die die rechtlichen Aspekte und Anforderungen auch aus weiteren Gesetzen und ihren internen Regularien (z.B. Richtlinien oder Kodizes) kennen
Durch das weltweite Netzwerk können auch Hinweise mit Auslandsbezug sachgerecht bearbeitet werden
One-Stop-Shop
Compliance
Entlastung Ihrer Ressourcen
One-Stop-Shop: Alle Leistungen direkt aus einer Hand
Sicherstellung der Compliance unter Berücksichtigung der Anforderungen wie Dokumentations-, Verschwiegenheits- und Schutzpflichten
Um das Betreiben der technischen Infrastruktur und Managens des Hinweisgebersystems kümmern wir uns für Sie
FAQ
Was umfasst das HSchG?
Das HSchG setzt die EU-Whistleblowing-Richtlinie um und es umfasst zum einen Regelungen zum Schutz der hinweisgebenden Personen und regelt zum anderen die Rahmenbedingungen, unter denen Hinweise an interne oder externe Meldestellen gegeben werden können. Das HSchG regelt auch, unter welchen Voraussetzungen die jeweiligen Hinweise offengelegt werden dürfen und wann und unter welchen Voraussetzungen ein interner Meldekanal oder ein internes Hinweisgebersystem implementiert werden soll.
Wie wird die EU-Whistleblowing-Richtline in Österreich umgesetzt?
Das am 25. Februar 2023 in Kraft getretene HSchG sieht insbesondere vor, dass hinweisgebenden Personen Schutz gewährt wird, wenn diese Rechtsverletzungen melden. Wesentlich ist dabei, dass der Anwendungsbereich über den der EU-Whistleblowing-Richtlinie insoweit hinausgeht, als der sachliche Anwendungsbereich um die strafrechtlichen Korruptionstatbestände erweitert wird.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ist eine Plattform, die hinweisgebende Personen verwenden können, um Sachverhalte zu Rechtsverstößen zu melden. Ein interner Meldekanal ist für die Entgegennahme von Hinweisen über Missstände innerhalb eines Unternehmens zuständig. Die interne Stelle kann entweder aus einer natürlichen Person, oder aber aus einer Abteilung mit mehreren Personen bestehen. Auf der anderen Seite bietet ein Hinweisgebersystem den Unternehmen die Möglichkeit, Missstände zu beheben und auf diese Weise ihre Compliance zu verbessern.
Welche Verpflichtungen kommen durch das HSchG auf die Unternehmen zu?
Aufgrund des HSchG sind alle Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors mit mehr als 249 Beschäftigten verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten, über welchen Whistleblower bestimmte Rechtsverstöße melden können. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Verpflichtung dann für alle Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Sektors mit 50 oder mehr Beschäftigten.
Die Abgabe von Meldungen muss entweder schriftlich oder mündlich oder in beiden Formen ermöglicht werden. Auf Ersuchen der Hinweisgeberin oder des Hinweisgebers hat die Meldung auch persönlich zu erfolgen. Innerhalb von sieben Tagen ist der Eingang des Hinweises zu bestätigen.
Darüberhinaus ist innerhalb von 3 Monaten bekanntzugeben, welche Folgemaßnahmen ergriffen wurden bzw. ergriffen werden sollen oder warum der Hinweis nicht weiterverfolgt wird.
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