Unternehmensweite Ausgabenoptimierung

Mehr als die Hälfte der Einkaufsleiter der größten europäischen Unternehmen verfügt über keine ausreichende Kontrolle der Ausgaben. Dies ist das Ergebnis einer unter dem Titel „European Spend Agenda“ von der London Business School, der European School of Management and Technology in Berlin sowie dem Research Unternehmen Vanson Bourne erstellten Studie. Die Folge dieser fehlenden Kontrolle ist eine mangelnde Transparenz bei den Unternehmensausgaben und das Entstehen so genannter „schwarzer Löcher“ vor allem im Bereich der indirekten Güter und Dienstleistungen.

Durch eine gezielte Ausgabenkontrolle lassen sich bei ausgewählten Waren bzw. Dienstleistungskategorien zahlreiche Einsparungen realisieren. Die Bandbreite der Einsparungspotenziale in Prozent vom Volumen und dem damit verbundenen Erfolg, reicht nach Erfahrungswerten von PwC von minimal fünf Prozent (bei Instandhaltung oder Dienstleistungen) bis zu maximal einem Viertel der Ausgaben (bei PC-Hardware oder Büroausstattung). Eine einheitliche und vollständige Kostenanalyse, -erfassung und -kontrolle ist daher eine wichtige strategische Daueraufgabe, um diese Potenziale auch tatsächlich ausschöpfen zu können.

Ein Projekt zur Optimierung der unternehmensweiten Ausgaben stellt eine Herausforderung dar, die es sich anzupacken lohnt. In der Praxis sind vielfach Einsparungen von fünf bis 15 Prozent realisierbar. Dabei liegen die Kosten für die Durchführung einer Ausgabenoptimierung häufig nur zwischen einem Fünftel oder einem Zehntel der erzielbaren Einsparungen. Durch Effizienzsteigerungen im Abrechnungsmanagement ist der Aufwand weiter reduzierbar. In der Folge amortisieren sich die zur Realisierung notwendigen Investitionen in kurzer Zeit.